MAGAZINE – Prima nota: cos’è, perché è importante e come si compila
La prima nota è un processo di registrazione delle scritture contabili molto utilizzato nelle aziende italiane e necessario per garantire una contabilità di impresa correttamente aggiornata: al suo interno vengono infatti annotate tutte le operazioni in maniera ordinata, costituendo di fatto la base per la compilazione del libro giornale. Considerata la sua importanza, in questo approfondimento cercheremo di capire di cosa si tratta e come la puoi compilare correttamente ricorrendo anche ad appositi software per prima nota.
Cos’è la prima nota
Cominciamo proprio dalle basi: la scrittura di cui oggi parliamo è definibile come la prima annotazione delle operazioni effettuate da un soggetto imprenditoriale o professionale nell’ambito della sua attività economica.
Contrariamente ad altri documenti aziendali – come il libro giornale – la prima nota non è però imposta dalla legge. Nonostante ciò, si tratta di un documento il cui utilizzo è fortemente consigliato perché ti prepara a una più facile elaborazione delle successive scritture contabili, ben più complicate e – questa volta – obbligatorie.
Come compilare la prima nota
Se gestisci un’attività di piccole dimensioni puoi compilare la prima nota manualmente o tramite un foglio Excel.
Tuttavia, se hai un’attività più strutturata o vuoi comunque renderti la vita un po’ più semplice, allora devi sicuramente ricorrere all’uso di appositi software che – grazie alla loro automazione e ai controlli di cui sono dotati – mettono a disposizione funzioni apposite di prima nota per la rilevazione contabile.
Ciò premesso, ipotizzando che tu voglia compilare a mano la prima nota, quello che dovrai fare è creare una tabella nella quale inserire tutte le spese e tutte le entrate della tua attività, secondo un principio di cassa (cioè, nel momento in cui il denaro viene pagato o incassato).
In particolare, nella tabella dovrai indicare:
– la data in cui è effettuata l’operazione (cioè, quando hai pagato una spesa o hai ricevuto un pagamento);
– la descrizione o la causale dell’operazione;
– l’importo dell’accredito o dell’addebito;
. l’indicazione del conto corrente o della cassa in cui è realizzata l’operazione;
– il riferimento al documento fiscale (fattura, ricevuta o altro);
– il saldo progressivo.
Ovviamente, il tuo compito sarà molto più semplice se sceglierai di usare un software di fatturazione con prima nota integrata. In questo caso, infatti, la creazione dei movimenti avverrà in automatico non appena verranno registrate le fatture attive e passive.
Insomma, usando questi programmi riuscirai a risparmiare tempo, ridurre il numero degli errori, migliorare l’integrazione con altri documenti ed effettuare delle ricerche storiche, avendo sempre sotto controllo l’evoluzione della tua contabilità.
Cosa fare con la prima nota
Ora che hai preso la giusta dimestichezza su cosa sia la prima nota e come si compila, probabilmente ti stai anche domandando qual è il destino di questo documento.
Ebbene, oltre ad essere molto utile per la gestione delle operazioni aziendali e per un controllo interno alla tua organizzazione, questa scrittura può essere anche consegnata insieme al resto della documentazione al tuo commercialista di fiducia.
Mediante la prima nota, il commercialista potrà valutare meglio le operazioni di gestione che sono state realizzate nel corso del periodo di rendicontazione, insieme ad altri documenti come:
– fatture emesse;
– fatture ricevute;
– estratti conto;
– quietanze di pagamento;
– buste paga.
In altri termini, anche se la prima nota non è obbligatoria, ma la sua utilità in ambito aziendale e per il tuo commercialista non mancherà certo di farsi notare.
Ogni quanto va alimentata la prima nota
Non essendo un documento obbligatorio, non c’è nessuna norma che indica ogni quanto devi aggiornare la prima nota registrando in essa i movimenti di entrata e di uscita.
Tuttavia, il consiglio che possiamo darti è quello di registrare i movimenti subito o giornalmente: in questo modo potrai evitare di procedere con lunghi lavori di ricostruzione dei movimenti in denaro e potrai intercettare subito eventuali errori.
Prendendo questa abitudine, ti garantirai il miglior vantaggio informativo derivante dal protagonista del nostro odierno approfondimento: ti consigliamo pertanto di tenere sotto mano questo mini registro.
Come ti abbiamo già suggerito, l’utilizzo di un apposito software ti assicurerà poi un aiuto in questo caso, visto e considerato che troverai la prima nota integrata all’interno del programma e, dunque, potrà essere utilizzata con un solo clic.
Questo strumento ti permetterà infatti di registrare comodamente questo documento e memorizzare i dettagli che ti consentiranno di controllare meglio tutti i movimenti: pertanto, per tenere sotto controllo le tue operazioni e ridurre al minimo le probabilità d’errore, ricorrere a questo software specifico è quanto mai fondamentale.
Insomma, un vero e proprio assistente, discreto ed efficace, che migliorerà la qualità delle tue rilevazioni contabili.