VASTO – Un consulente di direzione disse: “Il tempo non esiste, esiste solo quello che facciamo, nel tempo”. Wow! Il tema era l’efficienza in azienda.

Pile di libri e saggi autori ci hanno detto in tante forme che il tempo non si può gestire ma possiamo provare a gestire noi stessi, ad esempio con la matrice del tempo.

L’ex presidente degli Stati Uniti Eisenhower la utilizzava per gestire le priorità durante la sua presidenza. Tuttavia, la matrice in sé è stata sviluppata da altri esperti di gestione del tempo e della produttività, come Stephen Covey, il cui libro “Sette abitudini delle persone altamente efficaci” ha diffuso ampiamente l’uso della matrice del tempo in tutto il mondo.

Si tratta di una metodologia di gestione delle attività che organizza le cose che abbiamo da fare in base alla loro importanza e urgenza, al fine di aiutare le persone a diventare più lucide ed efficaci nella gestione delle priorità.

Compilare la propria matrice del tempo, ogni giorno, è un esercizio molto ambizioso: mai nessuno è riuscito a farlo per più di due settimane di seguito!

Ed è qui che la tecnologia – se ben introdotta – può diventare molto utile, soprattutto perché nelle imprese di oggi non basta organizzare le proprie priorità, occorre farlo in cooperazione con quelle degli altri colleghi, con i clienti e magari anche con i fornitori. L’entropia non può che crescere.

La collaboration è un’area degli eco-sistemi CRM, Salesforce ne ha una molto ricca di funzionalità e comodità, dove possiamo trovare tutto ciò che – seguendo la matrice del tempo – è stato possibile pianificare, come ad esempio:

• Le riunioni con i colleghi
• Le chiamate ai clienti o ai fornitori
• I compiti da svolgere (stendere un documento, inviare un’email)
• Gli eventi (un corso di formazione in programma, un seminario)
• Gli impegni personali (compleanni in famiglia)

La matrice del tempo ci ricorda che purtroppo insistono sulla nostra quiete e sui nostri splendidi programmi, gli imprevisti, come ad esempio:

• L’arrivo di un reclamo di un cliente e la tempestiva gestione del problema
• Il tuo responsabile che ti convoca in un briefing non pianificato
• L’invio di un’email che sblocca il team di ricerca e sviluppo

“Hai provato a misurare nell’arco di un mese il tempo medio che quotidianamente spendi per gestire gli imprevisti? Un’ora? Due ore? – domanda lo staff di Studioware, azienda che da 15 anni circa produce innovazione digitale e competitività per imprese -. Bene, nel tempo rimanente puoi pianificare quotidianamente ciò che dovresti riuscire a portare a termine senza procrastinazione”.

Il quadrante 1 è imponderabile, ce ne facciamo una ragione, ma gli altri possono essere tracciati nel CRM, posta elettronica compresa.

Un unico strumento da consultare, il CRM, dove puoi trovare tutto quello che hai in programma, cancellare con coraggio le attività del quadrante 4, delegare con prudenza le attività del 3 e concentrarti sulle attività del quadrante 2, quello della qualità.

Sembra la realizzazione di un sogno vero? Accendere il pc (o sbloccare lo smartphone) e avere un solo punto da dove partire e, con perseveranza e metodo, raggiungere l’ideale condizione di poter anticipare dei task pianificati nel futuro. Utopia oppure semplice uso del digitale al servizio dell’essere umano?